Veel organisaties zien de printer nog steeds als een commodity: iets dat “gewoon moet printen”. En juist daar gaat het mis… De grootste fout die bedrijven maken bij het kiezen van een printer voor je bedrijf is dat ze de keuze baseren op aanschafprijs en specificaties, in plaats van op gebruiksvriendelijkheid, processen, security en totale impact op de organisatie.
Dat klinkt logisch, maar in de praktijk leidt deze mismatch tot frustratie bij medewerkers en tot gemiste kansen in digitalisering.
Waar gaat het in de praktijk echt mis bij het kiezen van een printer voor je bedrijf?
De fout zit zelden in technologie, die is vandaag de dag uitstekend. De fout zit in het gebrek aan strategische aansluiting.
Veelvoorkomende missers:
Geen analyse van printgedrag
Zonder inzicht in het daadwerkelijke printgebruik in je organisatie maak je al snel keuzes op basis van aannames in plaats van data. Hoeveel wordt er dagelijks, wekelijks of maandelijks geprint? Door welke afdelingen en gebruikers gebeurt dit, op welke momenten van de dag vindt de meeste activiteit plaats en vooral: waarom wordt er geprint? Door deze vragen systematisch te beantwoorden, krijg je grip op volumestromen, piekbelasting en inefficiënties.
Geen analyse van printgedrag
Het inzetten van één type printer of printoplossing voor de hele organisatie lijkt efficiënt, maar leidt in de praktijk vaak tot frustratie en suboptimale prestaties. Juist bij het kiezen van een printer voor je bedrijf gaat het vaak mis wanneer er geen rekening wordt gehouden met verschillen tussen afdelingen.
Een printer die voor de afdeling Finance werkt, is niet automatisch geschikt voor Logistiek of Marketing. Door te kijken naar de specifieke behoeften per afdeling – zoals volume, type documenten, beveiliging en workflows – voorkom je dat processen worden afgeremd en zelfs gehinderd door verkeerd gekozen apparatuur.
Vergeten van digitale workflows
Printen staat niet op zichzelf. Het is een essentieel onderdeel van document management en bredere bedrijfsprocessen. Organisaties die zich alleen richten op hardware, laten vaak waardevolle kansen liggen op het gebied van automatisering, efficiëntie en kostenbesparing. Door het volledige documentproces te analyseren – van creëren en printen tot scannen, archiveren en delen – ontstaat er inzicht in hoe workflows slimmer, sneller en veiliger ingericht kunnen worden.
Een strategische aanpak begint bij het stellen van de juiste vragen. Hoe lopen de huidige documentprocessen binnen jouw organisatie? Waar zitten knelpunten, vertragingen of handmatige stappen die geautomatiseerd kunnen worden? Wie heeft er echt behoefte aan printen, en wie kan volledig digitaal werken? Is het wenselijk dat medewerkers vrij kunnen printen, of wil je juist controle via autorisaties en regels?
Beveiliging onderschatten
Printers zijn entry points voor data. Toch worden security-eisen vaak pas achteraf bekeken. Zonder de juiste beveiligingsmaatregelen vormen ze een risico voor datalekken, ongeautoriseerde toegang en compliance-problemen. Worden printopdrachten bijvoorbeeld beveiligd verstuurd en pas vrijgegeven na authenticatie? Hoe worden gescande documenten verwerkt en opgeslagen, en wie heeft daar toegang toe? En sluit het printbeleid aan op bestaande IT- en securityrichtlijnen? Door security vanaf het begin mee te nemen in je documentstrategie – in plaats van achteraf – zorg je voor een veilige, gecontroleerde en toekomstbestendige werkomgeving.
Wat onderscheidt een slimme keuze van een snelle keuze?
Een slimme keuze begint niet bij de machine, maar bij de vraag: wat moet deze printer precies ondersteunen binnen onze organisatie?
Dat vraagt om een bredere kijk:
- Hoe lopen documenten door de organisatie?
- Waar zitten bottlenecks?
- Welke processen kunnen slimmer of digitaler?
- Hier komt thought leadership in beeld. De printer is geen doel, maar een belangrijk middel binnen een informatie-ecosysteem.
Organisaties die dit goed aanpakken, gebruiken hun printomgeving om:
- Processen te versnellen
- Fouten te verminderen
- Kosten structureel te verlagen
- Compliance te verbeteren
En misschien nog belangrijker: ze creëren rust en voorspelbaarheid.
Hoe kies je de juiste printer voor je bedrijf?
Het kiezen van de juiste printer voor je bedrijf betekent concreet dat je kiest voor de oplossing die het beste past bij jouw organisatiedoelen en processen. Dat kan betekenen dat je juist kiest voor een model met wellicht minder functies, maar dat perfect aansluit op wat er dagelijks nodig is. In andere gevallen ligt de meerwaarde juist in uitgebreide integraties met software, zodat documentstromen slimmer en efficiënter verlopen. Soms vraagt het zelfs om een andere inrichting van je printomgeving, waarbij je niet alleen naar apparaten kijkt, maar naar het totaalplaatje van workflows, gebruikers en digitalisering.
Hoe pak je het goed aan bij het kiezen van een printer voor je bedrijf?
Bedrijven die het goed doen, beginnen met een stap terug:
- Analyseer huidig gebruik en kosten
- Breng documentstromen in kaart
- Betrek IT én eindgebruikers bij de selectie
- Kijk naar schaalbaarheid en toekomstbestendigheid
Pas daarna komt de keuze voor de juiste printer(s) en de kans om je werkwijze te verbeteren.
Kort samengevat
De grootste fout bij het kiezen van een printer voor je bedrijf is dat organisaties focussen op aanschafprijs en specificaties, in plaats van op gebruik en impact. Door printen strategisch te benaderen, als onderdeel van je documentprocessen, voorkom je verborgen kosten en creëer je een efficiëntere organisatie.
Wil je meer informatie over wat voor jouw organisatie mogelijk is? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij adviseren je graag over de juiste oplossing in jouw organisatie.