De keuze van de juiste kantoorprinter maakt een groot verschil voor de productiviteit en efficiëntie van jouw organisatie. Of je nu een klein kantoor runt of een zakelijke printer zoekt voor een groter team, de juiste keuze bespaart kosten, stroomlijnt het werkproces en zorgt voor professionele printresultaten. In deze blog bespreken we de belangrijkste factoren om op te letten bij het kiezen van de beste printer voor een klein kantoor en zakelijk gebruik, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen.
De behoeften van je kantoor in kaart brengen
Voordat je een kantoorprinter aanschaft, is het belangrijk om een goed beeld te hebben van je behoeften. Stel jezelf in elk geval de volgende vragen:
- Hoeveel pagina’s print je gemiddeld per maand?
- Moet de printer in kleur kunnen printen of volstaat zwart-wit?
- Welke functies heb je nodig naast printen? Denk aan scannen, kopiëren of faxen
- Hoeveel ruimte heb je beschikbaar voor de printer?
Voor een klein kantoor is compactheid vaak belangrijk, terwijl grotere bedrijven meer waarde hechten aan snelheid en hoge printvolumes. Een printer die niet aansluit bij jouw specifieke behoeften zorgt voor frustraties en hogere kosten, wat we natuurlijk willen voorkomen.
Inkjet of laserprinter: welke technologie past bij jou?
Eén van de eerste beslissingen die je moet nemen bij de aanschaf van een zakelijke printer, is of jouw voorkeur uitgaat naar een inkjet- of laserprinter.
Laserprinters zijn perfect voor zakelijk gebruik en het printen van grote volumes. Ze zijn over het algemeen sneller, betrouwbaarder en hebben een lagere cost-per-page.
Inkjetprinters zijn ideaal voor kleine kantoren die af en toe in kleur willen printen. Ze zijn meestal betaalbaarder in aanschaf, maar de kosten per pagina kunnen hoger uitvallen vanwege de hogere kosten van inkt. Voor het afdrukken van marketingmaterialen op grootformaat bieden inkjetprinters veelzijdige mogelijkheden.
Printkwaliteit en snelheid
Voor zakelijke documenten is de printkwaliteit cruciaal. Niets is zo onprofessioneel als wazige tekst of strepen in afbeeldingen. Let bij het kiezen van een kantoorprinter op de resolutie, uitgedrukt in dpi (dots per inch). Voor tekst voldoet meestal 600 dpi, maar voor grafisch werk of marketingmaterialen kun je beter kiezen voor een printer met 1200 dpi of hoger. Naast kwaliteit is snelheid een belangrijke factor, vooral voor drukke kantoren. Laserprinters hebben hier vaak een voordeel, met snelheden van wel 30 pagina’s per minuut (ppm) of meer, terwijl inkjetprinters meestal trager zijn
Aanschafprijs versus gebruikskosten
Naast de initiële aanschafprijs van een printer is het ook goed om te letten op de verbruikskosten van: inkt of toner, papier en onderhoud.
- Onderhoudskosten: zakelijke printers vereisen soms wat meer onderhoud, kies daarom een betrouwbaar merk zoals Canon dat bekendstaat om duurzame modellen en een goede service. Zo bieden we bij Canon Business Center Nederland een TotalCare service voor inktmachines aan. Dit zorgt voor een automatisch voorraadbeheer van inkt, onderhoud van printkoppen en een voorspelbare kostenstructuur. Dankzij eMaintenance wordt het inktniveau continu bewaakt, zodat bestellingen automatisch worden geplaatst zonder extra kosten of vertraging.
- Inkt versus toner: toner (voor laserprinters) gaat meestal langer mee en is op de lange termijn vaak goedkoper dan inkt.
- Energieverbruik: let op het energieverbruik van de printer, vooral als hij voortdurend in gebruik is.
Multifunctionele mogelijkheden
Veel moderne kantoorprinters bieden meer dan alleen printen. Multifunctionele printers kunnen ook scannen, kopiëren en faxen, wat ze een uitstekende keuze maakt voor zakelijk gebruik. Dit bespaart niet alleen ruimte, maar ook kosten omdat je geen separate apparaten nodig hebt.
Duurzaamheid en milieuvriendelijkheid
Steeds meer bedrijven hechten waarde aan duurzaamheid. Kijk bij het kiezen van een zakelijke printer naar:
- Energiezuinige opties zoals printers met een automatische slaapstand
- Dubbelzijdig printen om papier te besparen
- Recyclebare cartridges of een inruilprogramma voor lege cartridges
- Suikerrietpapier als unieke en duurzame papiersoort
Canon biedt printers die speciaal zijn ontworpen met het milieu in gedachten, zoals modellen die minder energie verbruiken en gebruikmaken van duurzame materialen.
Ondersteuning voor grootformaat printen: plotters
Als je in een branche werkt zoals architectuur, bouw of grafisch ontwerp, is een standaard kantoorprinter niet voldoende. Een plotter, speciaal ontworpen voor grootformaat printen, is dan een waardevolle aanvulling. Plotters bieden nauwkeurige afdrukken voor technische tekeningen, posters of marketingmateriaal, en zijn een essentieel hulpmiddel voor specifieke zakelijke toepassingen op grootformaat.
De beste printer voor jouw kantoor
Het kiezen van de beste printer voor een klein kantoor of zakelijk gebruik vereist aandacht voor je specifieke behoeften en budget. Overweeg factoren zoals printvolume, snelheid, kosten en extra functies zoals scannen of grootformaat printen. Door vooraf goed na te denken over wat je nodig hebt, voorkom je onnodige frustraties en haal je het maximale uit je investering.
Bij Canon Business Center Nederland helpen we je graag bij het vinden van de perfecte kantoorprinter of zakelijke printer. Of je nu een compacte printer zoekt voor een klein kantoor of een geavanceerde plotter nodig hebt, wij hebben de juiste oplossing voor jouw bedrijf. Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend advies op maat!