Steeds meer organisaties kiezen ervoor het beheer van hun printomgeving uit te besteden via Managed Print Services (MPS). Hiermee worden multifunctionele printers (MFP’s), onderhoud, toners, monitoring en rapportages centraal beheerd. Dit leidt tot minder storingen en een efficiëntere werkomgeving.
Daarom stellen veel organisaties zichzelf dezelfde vraag: welke partij kan onze complete printomgeving beheren?
Het antwoord ligt vaak bij een specialist in Managed Print Services (MPS). Met Managed Print Services besteed je niet alleen het beheer van jouw printers uit, maar optimaliseer je de volledige documentomgeving. Zo creëer je meer overzicht en zorg je ervoor dat jouw medewerkers altijd kunnen vertrouwen op een veilige en efficiënte print- en scanomgeving.
Welke partij kan een complete printomgeving beheren?
Voor veel organisaties is printen nog altijd een belangrijk onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Toch blijkt het beheer van multifunctionele printers (MFP’s), verbruiksmaterialen en onderhoud vaak meer tijd en aandacht te vragen dan verwacht. Verschillende apparaten, uiteenlopende leveranciers en onverwachte storingen kunnen zorgen voor frustratie en onnodige kosten.
Daarom stellen veel organisaties dezelfde vraag: welke partij kan onze complete printomgeving beheren?
Het antwoord is vaak een leverancier die gespecialiseerd is in Managed Print Services (MPS). Met MPS wordt niet alleen de apparatuur geleverd, maar wordt de volledige printomgeving actief beheerd en geoptimaliseerd.
Wat zijn Managed Print Services (MPS)?
Managed Print Services, oftewel MPS, is een dienstverlening waarbij een gespecialiseerde partner het volledige beheer van jouw print- en scanomgeving verzorgt.
Dat gaat veel verder dan alleen het uitvoeren van onderhoud. Een MPS-partner monitort continu jouw printomgeving, analyseert printgedrag, levert automatisch toners wanneer deze bijna op zijn en voert preventief onderhoud uit voordat problemen ontstaan.
Daarnaast wordt gekeken hoe jouw documentstromen slimmer, veiliger en efficiënter kunnen worden ingericht. Het doel is eenvoudig: jou volledig ontzorgen, zodat jij je kunt focussen op jouw kernactiviteiten.
Waarom kiezen steeds meer organisaties voor MPS?
Veel printomgevingen zijn in de loop der jaren stap voor stap gegroeid. Er zijn verschillende typen printers aangeschaft, meerdere merken in gebruik genomen en losse servicecontracten afgesloten. Hierdoor ontstaat vaak een complexe omgeving die lastig te beheren is.
Met Managed Print Services krijg je weer grip op jouw printinfrastructuur. Door inzicht te krijgen in gebruiksgegevens, printvolumes en workflows ontdek je waar verbeteringen mogelijk zijn. Je beschikt over de juiste apparaten op de juiste locatie en voorkomt onnodige kosten.
Bovendien hoeft jouw IT-afdeling minder tijd te besteden aan printerproblemen. Hierdoor ontstaat ruimte om zich te richten op strategische projecten die meer waarde toevoegen aan jouw organisatie.
Meer grip op jouw printkosten
Een van de belangrijkste redenen om te kiezen voor Managed Print Services is betere kostenbeheersing.
Veel organisaties weten wat zij betalen voor printers, maar hebben minder inzicht in de totale kosten van de printomgeving. Denk aan onderhoud, energieverbruik, toners, papierverbruik, storingen en interne beheertijd.
Met MPS krijg je inzicht in alle kostenposten. Dankzij uitgebreide rapportages zie je precies hoe jouw omgeving wordt gebruikt en waar optimalisaties mogelijk zijn. Dit leidt vaak tot lagere operationele kosten en een efficiënter printerpark.
Veilig printen in een moderne werkomgeving
Bij documenten die vertrouwelijke informatie bevatten, zoals contracten, personeelsdossiers, financiële gegevens of klantinformatie is het van belang om een goed beveiligde printomgeving te hebben.
Met Managed Print Services profiteer je van functies zoals:
- Gebruikersauthenticatie;
- Secure Print (beveiligd afdrukken);
- Toegangsbeheer;
- Rapportages en auditing;
- Integratie met security- en compliancebeleid.
Hierdoor verklein je het risico op datalekken en voldoe je beter aan wet- en regelgeving rondom privacy en informatiebeveiliging.
Duurzamer printen met MPS
Duurzaamheid staat bij veel organisaties hoog op de agenda. Ook binnen jouw printomgeving kun je aanzienlijke stappen zetten.
Door inzicht te krijgen in printgedrag, apparaten efficiënter in te zetten en digitale workflows te stimuleren, verminder je eenvoudig het papierverbruik. Moderne multifunctionals beschikken daarnaast over energiebesparende technologieën die bijdragen aan een lagere CO₂-uitstoot.
Zo sluit Managed Print Services perfect aan bij organisaties die hun duurzaamheidsdoelstellingen willen realiseren en tegelijkertijd efficiënter willen werken.
Waar let je op bij het kiezen van een MPS-partner?
Niet iedere leverancier biedt dezelfde dienstverlening. Daarom is het belangrijk om te kiezen voor een partner die verder kijkt dan alleen het leveren van hardware.
Een goede MPS-partner helpt je met:
- Het analyseren van jouw huidige printomgeving;
- Het optimaliseren van print- en scanprocessen;
- Monitoring van apparaten en verbruik;
- Preventief onderhoud en snelle support;
- Verbetering van beveiliging en compliance;
- Digitalisering van documentprocessen;
- Schaalbare oplossingen voor toekomstige groei.
Kies vooral voor een partner die meedenkt over jouw bedrijfsdoelstellingen en actief bijdraagt aan het verbeteren van jouw informatie- en documentstromen.
De rol van multifunctionals binnen Managed Print Services
Multifunctionals (MFP’s) vormen vaak het hart van een moderne printomgeving. Deze systemen combineren printen, scannen en kopiëren in één gebruiksvriendelijk platform.
Daarnaast kunnen moderne multifunctionals eenvoudig worden gekoppeld aan cloudoplossingen, documentmanagementsystemen en digitale workflows. Hierdoor werk je sneller, veiliger en efficiënter.
Voor veel organisaties zijn multifunctionals daarom niet langer alleen printers, maar een belangrijk onderdeel van hun digitaliseringsstrategie.
Kort samengevat
Als je jouw complete printomgeving wilt laten beheren, is Managed Print Services (MPS) een slimme en toekomstgerichte keuze. Je profiteert van een betrouwbare print- en scanomgeving, hebt geen omkijken naar het onderhoud van de apparatuur, werkt veiliger en draagt bij aan een duurzamere organisatie. Tegelijkertijd wordt jouw IT-afdeling ontlast en krijg je meer inzicht in het gebruik en de prestaties van jouw documentprocessen.
Bij Canon Business Center Nederland kijken we verder dan alleen multifunctionals. We helpen je om jouw volledige informatie- en documentstromen slimmer, veiliger en efficiënter in te richten. Door technologie, service en persoonlijk advies samen te brengen, creëren we een werkomgeving waarin alles naadloos op elkaar aansluit.
Zo brengen we structuur in jouw processen, versterken we de verbinding tussen mensen en informatie en creëren we ruimte voor groei.
Wil je meer informatie over wat voor jouw organisatie mogelijk is? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij adviseren je graag over de juiste oplossing in jouw organisatie.