In een moderne werkomgeving wil je zo efficiënt mogelijk werken, en daarbij speelt printbeheer (ook wel print management genoemd) een cruciale rol. Of je nou een kleine kantoorprinter gebruikt, of werkt met een geavanceerde plotter, zonder print management kunnen printproblemen de productiviteit flink verstoren. In deze blog ontdek je waarom printbeheer een must is en hoe het jou helpt om het maximale uit een printer voor een klein kantoor, een zakelijke printer, of een plotter te halen.
Dit is printbeheer en daarom is het belangrijk
Printbeheer is het proces waarbij alle printactiviteiten binnen jouw organisatie worden georganiseerd, geoptimaliseerd en beveiligd. Dit varieert van het beheren van een eenvoudige kantoorprinter tot het coördineren van een groot netwerk van zakelijke printers en plotters.
Waar is dit belangrijk? Hier zijn enkele redenen:
- Kosten verlagen: je verbruikt minder inkt, toner en papier
- Productiviteit verhogen: je print sneller en zonder onderbrekingen
- Beveiliging verbeteren: jouw documenten zijn beschermd
- Milieubewuster werken: je gebruikt middelen efficiënter en reduceert verspilling
Wanneer je kiest voor een zakelijke printer voor jouw kantoor en deze combineert met printbeheer, verlaag je de kosten en verbeter je jouw workflows.
Hoe printbeheer bijdraagt aan beveiliging en privacy
In een tijd waarin cyberveiligheid steeds belangrijker wordt, vergeten veel mensen dat printers ook een beveiligingsrisico kunnen vormen. Moderne kantoorprinters zijn vaak verbonden met een netwerk en kunnen daardoor een kwetsbaar punt zijn. Printbeheer helpt je om jouw printeromgeving goed te beveiligen.
Hoe bescherm je jouw gegevens?
- Authenticatie: alleen geautoriseerde gebruikers kunnen hun printopdrachten uitvoeren, zodat gevoelige informatie veilig blijft.
- Documentbeveiliging: printopdrachten worden pas uitgevoerd nadat je jezelf bij de printer hebt geïdentificeerd. Dit voorkomt dat vertrouwelijke documenten onbeheerd blijven liggen.
- Encryptie: gegevens die naar de printer worden gestuurd, worden versleuteld om onderschepping te voorkomen.
Werk je met gevoelige informatie zoals contracten, beoordelingen of klantgegevens? Dan biedt printbeheer een onmisbare, extra beveiligingslaag. Combineer dit met een hoogwaardige zakelijke printer en je kunt met een gerust hart printen.
Efficiënter werken
Heb je ooit meegemaakt dat een printer hapert of veel te lang bezig is met een eenvoudige printopdracht? Printbeheer voorkomt frustraties door jouw printomgeving efficiënt in te richten.
Dit kun je verwachten:
- Slimme printopdrachten: printbeheer zorgt ervoor dat printtaken in de juiste volgorde worden uitgevoerd, zodat je nooit onnodig hoeft te wachten.
- Overbelasting voorkomen: taken worden automatisch verdeeld over meerdere printers.
- Voorkomen van storingen: e-Maintenance houdt jouw printer continu in de gaten en signaleert mogelijke problemen, zoals lage inktniveaus of versleten onderdelen, voordat ze zich voordoen.
Dankzij een goed printbeheersysteem werk je efficiënter en voorkom je verspilling van tijd en middelen. Dit maakt een groot verschil, vooral tijdens een drukke periode.
Rol van printbeheer in een hybride werkomgeving
In de afgelopen jaren is hybride werken de norm geworden. Dit betekent dat je regelmatig wisselt tussen thuis, kantoor en onderweg. Deze flexibiliteit brengt nieuwe uitdagingen met zich mee voor printen. Printbeheer biedt hiervoor een oplossing, zodat jij en jouw collega’s overal efficiënt kunnen printen.
Printbeheer maakt hybride werken gemakkelijker
- Cloudprinten: met cloudgebaseerd proces kun je printopdrachten versturen vanaf elke locatie, of je nu thuis bent of op kantoor.
- Kostenbeheer: het geeft inzicht in wie wat print, zodat je onnodige kosten kunt voorkomen.
- Beheer op afstand: zelfs als je meerdere locaties of apparaten beheert, zoals printers voor zakelijk gebruik of plotters, houdt printbeheer alles overzichtelijk.
Door printbeheer te gebruiken, maak je hybride werken eenvoudiger en zorg je ervoor dat iedereen probleemloos kan printen, ongeacht de locatie.
Kracht van printbeheer: bespaar kosten en verbeter de beveiliging
Printbeheer is onmisbaar voor elke moderne werkplek. Het helpt je om jouw printers, zoals een kantoorprinter of een plotter, beter te benutten en het voorkomt problemen.
Verlaag je kosten, verbeter je beveiliging en werk je efficiënter, zowel op kantoor als thuis. Als je bovendien investeert in een kantoorprinter of een betrouwbare plotter, kun je de voordelen van printbeheer nog beter benutten.
Ben je benieuwd hoe je printbeheer kunt implementeren met onze software, of welke printer het best bij jouw werkomgeving past? Of je nu een compacte printer voor een klein kantoor zoekt of een geavanceerde zakelijke printer, wij staan klaar om je te helpen. Maak vandaag nog de overstap naar een efficiëntere, veiligere en beter georganiseerde werkplek! Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend advies op maat!