Wanneer je een zakelijke printer gaat kopen, komt er vaak meer bij kijken dan je op het eerste gezicht zou denken. Een printer is in veel organisaties nog steeds een essentieel onderdeel van het dagelijkse werkproces. Denk aan contracten, offertes, rapportages, presentaties of marketingmateriaal – veel bedrijven kunnen niet zonder een betrouwbare printeroplossing. Maar hoe kies je de juiste zakelijke printer uit het grote aanbod?
Voordat je zomaar een printer bestelt, is het verstandig om jezelf (en je collega’s) een aantal belangrijke vragen te stellen. Zo voorkom je dat je investeert in een apparaat dat uiteindelijk niet aansluit bij de behoeften van jouw organisatie. In deze blog nemen we je mee door de vijf belangrijkste vragen die je jezelf moet stellen voordat je een zakelijke printer gaat kopen.
1. Hoeveel printen we eigenlijk?
Een van de eerste vragen die je moet stellen, is hoe vaak er daadwerkelijk wordt geprint. Maak je dagelijks honderden afdrukken of zijn het slechts een paar documenten per week? Het verschil tussen een klein kantoor dat incidenteel print en een groot bedrijf met meerdere afdelingen is natuurlijk enorm.
Er zijn printers speciaal ontwikkeld voor lage volumes (zoals inkjetprinters), maar ook modellen die moeiteloos duizenden pagina’s per maand verwerken (denk aan professionele laserprinters of multifunctionele kopieerapparaten). Kijk ook naar piekmomenten – zijn er periodes waarin er significant méér wordt geprint, bijvoorbeeld tijdens rapportage- of tentamenweken, of evenementen?
Tip: bekijk oude printdata of vraag je IT-afdeling naar statistieken. Een goed inzicht in je printvolume voorkomt een miskoop.
2. Wat voor documenten printen we?
Niet alleen het aantal prints is belangrijk, maar ook wát je print. Heb je vooral zwart-wit tekstbestanden? Dan is een eenvoudige zwart-witlaserprinter misschien al voldoende. Maar werk je veel met grafieken, marketingmateriaal of klantpresentaties? Dan is een kleurenprinter met hoge resolutie en hoge kleurkwaliteit een veel betere keuze.
Daarnaast: moeten je documenten dubbelzijdig geprint worden? Op A3-formaat? Op speciaal papier? Hoe specifieker je weet wat je nodig hebt, hoe gerichter je kunt zoeken.
3. Hebben we behoefte aan meer dan alleen printen?
Tegenwoordig zijn veel printers multifunctioneel: ze kunnen niet alleen printen, maar ook scannen, kopiëren en zelfs automatisch documenten digitaliseren en versturen naar de cloud. Vraag je dus af of jouw organisatie alleen een printer nodig heeft, of liever één apparaat dat meerdere taken vervult.
Een multifunctionele zakelijke printer kopen kan een slimme zet zijn als je processen wilt stroomlijnen en ruimte wilt besparen. Bovendien kun je hiermee vaak eenvoudig workflows automatiseren, wat tijd en kosten bespaart.
4. Hoeveel gebruikers gaan de printer gebruiken?
Een printer voor één persoon stelt heel andere eisen dan een printer die door een compleet team of grote afdeling wordt gedeeld. Voor grotere teams is het belangrijk dat een printer snel is, over voldoende papiercapaciteit beschikt en eenvoudig te bedienen is. Denk ook aan functies zoals gebruikersbeheer of afdrukbeveiliging. Zeker bij vertrouwelijke documenten wil je kunnen bepalen wie welke functies mag gebruiken, of afdrukken kunnen vergrendelen totdat de juiste persoon zich bij de printer meldt (bijvoorbeeld via een pincode of pasje).
5. Wat zijn de totale kosten (TCO)?
De aanschafprijs van een printer is slechts een deel van het verhaal. Minstens zo belangrijk is de Total Cost of Ownership (TCO): de totale kosten over de gehele gebruiksduur van het apparaat. Denk aan tonercartridges, onderhoud, energieverbruik en mogelijke kosten voor servicecontracten.
Sommige printers zijn goedkoop in aanschaf, maar gebruiken dure cartridges of hebben vaak onderhoud nodig. Andere modellen zijn duurder bij aankoop, maar hebben een veel lagere afdrukprijs. Vergelijk deze cijfers goed voordat je een zakelijke printer koopt.
Let ook op: zijn er mogelijkheden om tonercartridges te recyclen of in bulk aan te schaffen? Dat kan op de lange termijn flink schelen.
Tot slot: kies een printer die met je meegroeit
Als je een zakelijke printer gaat kopen, is het verstandig om niet alleen naar je huidige situatie te kijken, maar ook naar je toekomstige behoeften. Verwacht je dat je bedrijf gaat groeien? Komt er een nieuwe afdeling bij? Wil je straks meer gaan digitaliseren of op afstand kunnen printen?
Kies dan een printer die flexibel en schaalbaar is, zodat je niet binnen een jaar alweer moet overstappen op een andere oplossing. Veel zakelijke printers zijn modulair opgebouwd, waardoor je later eenvoudig extra papierlades, een finisher of beveiligingsmodules kunt toevoegen.
Maak de juiste keuze: zo vind je de zakelijke printer die bij jouw bedrijf past
Een zakelijke printer kopen is een beslissing die je weloverwogen maakt. Door jezelf de bovenstaande vijf eenvoudige vragen te stellen, krijg je een helder beeld van je behoeften en voorkom je verrassingen achteraf. Of je nu een eenmanszaak hebt of een groot kantoor met meerdere teams: met de juiste keuze zorg je ervoor dat printen geen frustratie, maar een vloeiend onderdeel van je werkproces is én blijft.
Wil je hulp bij het maken van de juiste keuze? Neem dan vrijblijvend contact met ons op en laat je adviseren door onze specialisten. Kies een oplossing die past bij jouw bedrijf – voor nu én in de toekomst.