In een tijd waarin digitale transformatie centraal staat, blijven printomgevingen binnen organisaties vaak onderbelicht. Toch zijn printkosten en documentbeveiliging cruciale thema’s die directe invloed hebben op de efficiëntie, veiligheid en kostenstructuur van een bedrijf. Managed Print Services (MPS) bieden hier gelukkig een doeltreffende oplossing. In dit blogbericht ontdek je hoe MPS organisaties helpt om maximale grip te krijgen op zowel printen als documentbeveiliging.
Wat zijn Managed Print Services?
Managed Print Services zijn diensten die het volledige beheer van de printomgeving van een organisatie omvatten. Denk hierbij aan:
- Analyseren en optimaliseren van de huidige printinfrastructuur
- Leveren en onderhouden van printapparatuur
- Monitoring en ondersteuning via een centrale helpdesk
- Beveiligingsoplossingen voor documenten en printers
Het doel van MPS is eenvoudig: garanderen dat bedrijven efficiënter, goedkoper en veiliger kunnen printen, zonder zich druk te hoeven maken over het technisch beheer of verborgen kosten.
Printkosten onder controle
Veel bedrijven hebben geen volledig en betrouwbaar inzicht in hun printkosten. Allerlei losse printers, verschillende merken, versnipperd beheer en een gebrek aan monitoring zorgen ervoor dat printkosten vaak onnodig hoog zijn. Hier komt Managed Print Services om de hoek kijken.
CBC Nederland voert een gedetailleerde analyse uit van jouw printomgeving en brengt in kaart waar besparingen mogelijk zijn. Dit gebeurt door:
- Oude en inefficiënte printers te vervangen door energiezuinige en multifunctionele apparaten
- Printvolumes en printgedrag te analyseren
- Onnodig printen terug te dringen via printbeleid en gebruikersauthenticatie
- Automatisch verbruik en tonerlevering te beheren, waardoor verspilling afneemt
Met deze aanpak kan een organisatie tot wel 30% besparen op printkosten, terwijl de kwaliteit en betrouwbaarheid juist toenemen (bron: https://solutions.cbps.canon.com/rs/163-TYP-588/images/WhitePaper_PrintServices_FourKeystoUnlockingthePowerofManagedPrintServ.pdf).
Slechte documentbeveiliging: een groeiend risico
In een wereld waar cyberdreigingen en datalekken helaas dagelijkse realiteit zijn, is documentbeveiliging een essentieel aandachtspunt. Vaak wordt vergeten dat printers en multifunctionals ook toegangspunten zijn tot het computernetwerk, en dus kwetsbaar kunnen zijn.
Onze Managed Print Services bieden solide oplossingen op het gebied van documentbeveiliging. Denk hierbij aan:
- Gebruikersauthenticatie via pasjes of PIN-codes voordat printopdrachten worden vrijgegeven
- Versleuteling van documenten tijdens verzending en opslag
- Logboeken en rapportages voor audits en compliance
- Automatische verwijdering van documenten uit het printergeheugen na een bepaalde tijd
Daarnaast kunnen documenten ook worden gecentraliseerd in beveiligde cloudomgevingen, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben. Zo wordt niet alleen het printen veiliger, maar wordt eveneens de volledige documentstroom beter beveiligd.
Efficiëntie door integratie en automatisering
Een bijkomend voordeel van Managed Print Services is de verbeterde workflow. Wij bieden oplossingen, zoals uniFLOW Online en Therefore, die naadloos integreren met jouw aanwezige bedrijfssoftware, zoals ERP- en CRM-systemen. Hierdoor kunnen processen zoals facturatie, HR-documentatie of contractbeheer volledig of gedeeltelijk worden geautomatiseerd.
Voorbeelden hiervan zijn:
- Automatische digitale archivering van gescande documenten
- OCR-technologie (Optical Character Recognition) die documenten doorzoekbaar maakt
- Integratie met cloudopslag zoals OneDrive, SharePoint of Google Drive
Deze integraties zorgen voor tijdsbesparing, minder fouten en een snellere toegang tot informatie: een enorme meerwaarde voor elke organisatie.
Duurzaamheid: printen met oog op morgen
Duurzaamheid is tegenwoordig een vast onderdeel van de bedrijfsstrategie. Printen lijkt misschien niet duurzaam, maar met de juiste aanpak kan het verrassend milieuvriendelijk zijn. Een goed ingericht MPS-plan maakt het mogelijk om dubbelzijdig printen en zwart-wit printen te stimuleren, printvolumes te beperken en bewustwording te creëren bij medewerkers. Minder papierverbruik betekent direct minder impact op het milieu.
Waarom kiezen voor Managed Print Services?
Bij CBC Nederland combineren we Managed Print Services met hoogwaardige technologie, deskundig advies en een klantgerichte ondersteuning. De voordelen van MPS op een rij:
- Volledige ontzorging van de printomgeving
- Transparante kosten en heldere rapportages
- Hoogwaardige, betrouwbare printers en multifunctionals
- Geavanceerde oplossingen voor documentbeveiliging
- Duurzame en toekomstgerichte aanpak
Of je nu een kleine onderneming bent of een multinational met meerdere vestigingen: Wij bieden schaalbare oplossingen die zich aanpassen aan jouw specifieke behoeften.
Maximale grip op kosten én veiligheid
De toegevoegde waarde van Managed Print Services is duidelijk. Door het beheer van print- en documentstromen uit te besteden aan CBC Nederland als betrouwbare business partner, krijgen organisaties eindelijk grip op hun printkosten, verbeteren ze de documentbeveiliging en verhogen ze de efficiëntie van interne processen.
Kortom: Managed Print Services zijn geen luxe meer, maar een strategische keuze voor organisaties die willen besparen, beveiligen en optimaliseren.
Ben jij klaar om de controle over jouw printomgeving terug te pakken? Neem dan vandaag nog vrijblijvend contact met ons op.