Als je in de cloud werkt, heb je overal en altijd toegang tot jouw documenten. Onze Advocatenkantoren zijn dagelijks bezig met gevoelige en vertrouwelijke informatie. Het efficiënt en veilig beheren van documenten is cruciaal voor de juridische praktijk. Daarom is het belangrijk om print- en scanoplossingen te gebruiken die voldoen aan de hoogste normen van beveiliging en gebruiksgemak.
Veelvoorkomende problemen
Bij een advocatenkantoor komt vaak een breed scala aan documenttypen kijken, alsmede een zeer hoge mate van vertrouwelijkheid. Problemen bij het scannen kunnen leiden tot inefficiëntie, fouten en zelfs beveiligingsrisico’s. Veelvoorkomende problemen zijn:
Onbetrouwbare documentstromen
Wanneer veel documenten moeten worden gescand en geprint in verschillende formaten, is het gemakkelijk om het overzicht te verliezen. Dit leidt tot vertraging en fouten in documentprocessen.
Beveiligingszorgen
Om ongeautoriseerde toegang en datalekken te voorkomen, is het belangrijk dat gevoelige informatie goed beveiligd blijft. Wanneer documenten niet goed beveiligd zijn, lopen ze risico’s en voldoen ze mogelijk niet aan de AVG-regelgeving.
Inefficiënte documentverwerking
Een onoverzichtelijke documentstructuur en fouten tijdens het printwerk verminderen de efficiëntie van het kantoor enorm. Dit kan resulteren in een verhoogde arbeidsinspanning en tijdverlies bij het samenstellen en beheren van belangrijke documenten.
Hoe kan een advocatenkantoor deze problemen oplossen?
Cloudintegratie
Als je in de cloud werkt, heb je overal en altijd toegang tot jouw documenten. Onze systemen maken het zeer eenvoudig om documenten rechtstreeks naar MS-Office 365 te scannen, zodat geen tijd wordt verspild aan handmatige uploads of overbodige e-mails.
Printen op tabbladen
Canon printers bieden de mogelijkheid om op tabbladen te printen. Dit is ideaal voor het opmaken van processtukken en het toevoegen van scheidingsvellen, waardoor deze documenten altijd professioneel en georganiseerd blijven. Daarnaast is het mogelijk om tot het laatste moment aanpassingen door te voeren en onder meer de volgorde van documenten te wijzigen.
Gebruiksgemak met PRISMAprepare
Dankzij de veelzijdige PRISMAprepare-software kun je alle relevante documenten in de juiste afdrukvolgorde plaatsen, wat essentieel is voor het samenstellen van processtukken. Tot het laatste moment kunnen aanpassingen worden doorgevoerd, wat flexibiliteit en precisie garandeert.
Snel, accuraat en kosteneffectief
De processtukken worden volledig digitaal samengesteld, waardoor fouten tot een minimum worden beperkt. Hierdoor worden doorlooptijd, papierverspilling en arbeidsinspanningen aanzienlijk gereduceerd.
Eenvoudig en veilig documentbeheer: succes in de advocatuur
Het optimaal beheren van documenten is essentieel voor het waarborgen van efficiëntie, veiligheid en professionaliteit binnen jouw advocatenkantoor. De oplossingen van Canon Business Center Nederland bieden de mogelijkheid om jouw documentstromen te verbeteren, beveiligingsrisico’s te minimaliseren en de algehele efficiëntie van het kantoor te verhogen.
Ben jij nieuwsgierig geworden naar onze mogelijkheden om jouw kantoor te ondersteunen? Neem dan vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.